Elektronické podpisy a archivace revizních zpráv

Potřebovala bych poradit, jak to je s využitím elektronického podpisu a archivací revizních zpráv u vyhrazených technických zařízení?

 

K použití elektronických podpisů je však třeba uvést požadavek na elektronické podpisy v případě doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Je-li tedy písemnost doručována prostřednictvím výše zmíněných prostředků, pak je zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, dán požadavek na uznávaný elektronický podpis, tedy zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Tento způsob doručování je však možný až v případě souhlasu druhé strany, která písemně souhlasí s doručováním prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Při subsidiární aplikaci ust. § 561 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, se pak k platnosti právního jednání učiněného v písemné formě vyžaduje podpis jednajícího, přičemž jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.

 

Dle zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů, lze k podepisování elektronickým podpisem použít pouze uznávaný elektronický podpis (uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis), podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se jedná vůči veřejnoprávnímu podepisujícímu nebo jiné osobě v souvislosti s výkonem jejich působnosti. Nejedná-li se o tyto případy, tak zákon stanoví, že je možno použít zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, popřípadě jiný typ elektronického podpisu. Způsob doručování je však možný až v případě souhlasu druhé strany, která písemně souhlasí s doručováním prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací.

                                                              

Z důvodu právní jistoty však lze doporučit použití zaručeného elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaného elektronického podpisu.

 

Navážeme-li dále, pak zaměstnavatel – provozovatel musí mít možnost, což je velmi důležité, si zjistit (ověřit), kdo tento dokument podepsal, tzn., zda dotyčný revizní technik měl vůbec právo podepsat příslušný dokument (v dané chvíli, kdy dokument vznikl). Na základě zjištěných (kladných) skutečností je elektronicky podepsaná revizní zpráva, v případě kontroly oblastního inspektorátu práce, uznatelná.  Oblast agendy revizních zpráv vyhrazených technických zařízení, tj. vystavení a předávání revizní zprávy objednateli např. e-mailovou komunikací opatřené digitálními elektronickými podpisy, nebo jinou formou (v písemné podobě), stanoví zaměstnavatel ve své vnitřní organizační směrnici. Státní úřad inspekce práce tak zastává názor, že provoz technických zařízení, zde tedy vyhrazených technických zařízení, musí být bezpečný, což musí zaměstnavatel – provozovatel v případě kontrolní činnosti ze strany orgány inspekce práce vždy prokazatelně doložit.

 

K problematice vedení archivu Vám sdělujeme, že tato oblast je uvedena v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Tento zákon však není v působnosti orgánů inspekce práce.

 

V zásadě je nutno říci, že pro kontrolní činnost vykonávanou orgány inspekce práce je vždy stěžejní, zda není pochybnost o formě právního jednání a jednajících osobách. Inspektoři jsou při kontrolní činnosti vázáni platnými právními předpisy České republiky, např. zákonem č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), ve znění pozdějších předpisů.